電話代行を導入するにも、どのような内容で依頼するべきかで悩む方も多いでしょう。お客さんからの電話の対応だけではなく、転送機能やフリーコールなど、必要になる機能には様々なものがあります。パッケージプランを活用することで、電話を受けるに際に必要な機能は、一通り揃っていきます。
ここでは、これから電話代行を導入する方に向けて、電話代行の内容とパッケージプランを選ぶメリットを紹介します。
→法人向けの電話代行サービスを効果的に利用するために知っておくべきこと
電話代行を使うことで、日常的に不在がちなオフィスであっても、自社に掛かって来た電話の取りこぼしが無くなっていきます。小規模な事業者の場合には、商談等の理由で社員が出歩く機会が多いものです。重要なクライアントからオフィスへ電話が掛かってきたとしても、対応する社員がいないと、適切な対応はできません。
電話機に搭載されている転送機能を使えば、出先でも受信を行うことはできますが、商談中だと電話に出られない場合もあるでしょう。電話代行を活用する場面は、受信のときだけではありません。キャンペーンなどの販促活動を行う際にも有効となっていきます。
繁忙期の時期や、新規商材の販促活動を行うタイミングに、新たに社員を雇用して対応することは、大きなコストが掛かっていくものです。外部の代行会社に電話業務を委託することで、少ない費用で販促活動を進められるのです。
電話代行を活用する企業には、様々な業種が見られます。一般的なオフィスでの活用から、飲食店や美容院など、様々な業態で電話代行は活用されて来ています。売上に直結する予約の電話を受けたり、問い合わせやクレーム対応のために活用するケースが増えているのです。
会社であっても、店舗であっても、就業人数が少ない場合には、電話に対応することが難しい場合があるもの。飲食店では、昼時のランチタイムに掛かってきた電話をスタッフが取れないように、業種に応じた電話代行サービスの利用が行われています。
電話代行の会社では、電話業務に長けているオペレーターが多数在籍しています。長きにわたって電話業務に従事してきたことにより、様々なタイプの電話に対応できるノウハウと経験が積まれています。自社で電話専用要員を雇って対応させるには、それなりの人件費が掛かっていきます。
採用しても、教育期間を設ける必要もあります。研修期間と採用に掛けるコストを考えると、外部の代行会社に電話業務を委託するほうが効率的なのです。代行会社であっても、自社で社員を雇う場合と同様に、専任のアシスタントが付くケースもあります。
自社専用のオペレーターが、長きにわたって自社の電話業務を行ってくれるのです。
電話代行を利用するには、事前に必要になる機能を明確にしておくことが大切です。販促キャンペーンで利用する際には、発信する電話番号を選んだり、折返し用のフリーコールの設定が必要となるでしょう。社員が少なく、外出先で商談をする機会が多い場合には、電話の転送を行っても、担当者が通話できない可能性もあります。
電話内容を簡潔な文書内容でメール送信する機能をオプションで設定しておけば、担当者が忙しい状況であっても、掛かってきた電話の内容を確認できるようになります。電話代行を依頼する際には、単に電話業務を外注するだけではなく、オプションサービスを含んだ検討を進めることも大切です。
電話代行を行う会社では、パッケージプランが導入されているケースがあります。発信番号の選定、フリーコールの設置、専任アシスタントの手配や転送機能など、電話業務を代行依頼する際に必要になる機能が一通り揃っているプランを提供しているのです。
自社で電話対応を進めるのが難しく、外部に代行依頼を検討する場合でも、どの機能が自社にとって必要なのかを絞り込めない場合もあるでしょう。電話代行の会社が提供するパッケージプランを活用することで、導入前検討に費やす時間や手間を省くことができるのです。
電話代行会社によっては、Web上で対応履歴を参照できる場合があります。経験豊かなオペレータが在籍しているとはいっても、大事な電話を相手任せにはできないものです。重要な顧客への対応の仕方などは、状況によって変わるもの。
契約の際に伝えた自社の営業方針や顧客リストも、日々変わっていきます。双方向で情報を共有できる仕組みがあれば、キャンペーン時期などで対応方法を変えることができるでしょう。営業状況に応じた対応方法の変更が行えることにより、ビジネスチャンスに結びつく可能性を高められるのです。
電話代行を契約するにも、自社の風土に合った対応ができるかが不安になる方もいるでしょう。多くの代行会社では、契約前に試用期間を設けています。本契約を行う前に、どのような対応を取ってくれるのかを試すことができるのです。
代行会社を依頼する場合には、長期的な契約になることが前提となります。専任のアシスタントが付いての代行業務ですから、可能な限り長く続けてもらったほうが良いからです。社員の採用と同じ視点で、長きにわたって付き合える代行会社かを見極めることが必要なのです。
電話代行を選ぶ場合には、過去の実績や、利用者の評判を参考にすることも大切です。老舗の代行会社の場合には、多くの事例に対処して来た実績があり、難しい電話業務であっても対処できるノウハウがあるのです。
顧客からクレームが発生した場合であっても、問題を起こさない返答ができるなど、経験豊かな代行会社に頼むことには、それなりのメリットがあります。インターネット上の比較サイトを見てみると、実際に利用している企業の口コミを見かけることができます。
自社と同じような業態の企業の口コミであれば、導入に際しての参考となるでしょう。電話代行を活用することによる業務改善を期待するにしても、初めて利用する場合には、どのような効果が得られるかの具体的なイメージが掴めないものです。
同業他社の担当者の評判が良ければ、導入を前向きに検討できることでしょう。
電話代行を導入するにも、初めて利用する方の場合には、どのような機能を使うべきかのイメージが掴めないことでしょう。パッケージプランを活用すれば、発信番号やフリーダイヤルの設定、転送機能の利用など、必要な機能を一度に導入することが可能になります。
電話代行の会社には、試用期間が設定されている場合もあります。自社に相応しい機能と応対かを確認してから契約を進めることが可能になっています。
参考資料>>ビジネスアシスト … 電話代行https://www.biz-assist.co.jp/