電話代行サービスは、オフィスを留守にする事が多い企業や個人事業主から注目されています。電話代行を利用するだけで、オフィスにいない時にかかって来た顧客からの電話に対応する事が可能となる等、今まで取りこぼしていた顧客や契約を無駄にするリスクを大幅に減らせるといったメリットがあります。
今回は、電話代行サービスの魅力を紹介していきます。
電話代行サービスという名前を耳にした事があっても詳しい内容を知らないという方も多くいます。電話代行サービスは、利用者に代わって問い合わせの電話に対応をしてくれます。電話対応では、電話をかけてきた顧客の名前や用件、連絡先といった情報を聞き出してくれるので、手間なく折返しの電話が出来るようになります。
電話代行サービスは、電話秘書や秘書代行サービスという別の名称もあり、代行会社によって呼び方が異なります。しかし、基本的な業務内容は同じなので大きな違いはありません。電話代行だけではなく、面談予約やスケジュール管理といった秘書業務も依頼出来る代行会社が増えた事から利用者にサービス内容を分かりやすく伝えるために秘書代行サービスという新しい名前が生まれたとも言われています。
電話代行サービスの主な業務内容はもちろん電話対応です。顧客からかかって来た電話を代行会社に転送して専任のオペレーターが対応を行います。電話を取り次ぐだけではなく、状況に合わせた対応をしてくれたり、顧客からの早急な伝言がある際には電話・メールですぐに知らせてもらえます。
また、営業電話などへの不在対応や受注代行・コールセンター代行も業務に含まれています。
代行会社は、利用者のニーズに応えるために数多くのプランを用意しています。料金によって、対応してもらえるコール数・時間や利用出来る業務内容が増えます。出来るだけ出費を抑えたり、必要な機能・サービスが含まれているプランを選んだりと自分に合わせたプランを簡単に見付けられます。
また、電話代行だけではなく、秘書代行もしてほしいというニーズが増えている事から、電話代行サービスのオプションとして秘書業務を提供している代行会社が増えています。秘書業務も他のプラン・オプションと同様に必要な業務を選べる場合がほとんどです。
利用者がよりスムーズに業務を行えるようにサポートをしてくれる信頼出来るパートナーとなります。
電話代行サービスを利用する最大のメリットとして「電話対応の時間を省ける」といった点が挙げられます。顧客からかかって来るクレーム電話に対応する時間や手間を省けます。電話対応に費やしていた時間を他の業務に使用出来るようになるので、今までよりもスムーズに業務を遂行出来る環境を作る事が出来るでしょう。
業務の効率化を目的に電話対応サービスを利用し始めている企業・個人事業主が増えています。
オフィスを留守にする事が多くなると、新規の顧客からの問い合わせに対応する事が難しくなります。会社を成長させるために必須となる新規顧客の獲得の機会を逃さないといった点も電話対応サービスの魅力です。新規顧客獲得の機会以外にも、すでに取引がある顧客からの急ぎの用件にも対応出来るようになる等、会社のリスクを大幅に軽減する事に繋がります。
代行会社によって利用出来るサービス内容は異なりますが、専門的な業務をお願い出来る場合もあります。自社で取り扱っている商品やサービスの説明、ネットショップ等の専門的な分野にも対応しています。また、利用者の要望に柔軟に対応出来る代行会社も増えています。
オフィスに社員が在社していて電話対応の必要がなくなった際には、一時的に電話代行を中断する事も可能です。繁忙期に入る等で再びオフィスを留守にする事が多くなってから電話代行を再開するといった利用方法も出来ます。
一時中断や再開に関する手続きが簡略化されている代行会社も多いので、必要な時だけ代行業務を行ってもらえる便利さも電話代行サービスの魅力の1つです。
電話対応のためにスタッフを雇っているという企業も多く存在します。しかし、一人で仕事が出来るようになるまでには時間がかかるため、先輩スタッフと一緒に働かせる必要があるなど、毎月かかる人件費が増えてしまいます。
一方、電話代行サービスは、最初からプロのオペレーターが電話対応を担当しているので、新人教育にかかる時間や費用は必要ありません。さらに、会社で一人を雇用する人件費と比較すると電話代行サービスの月額利用料の方が安い場合がほとんどです。
個人事業主や電話対応専属の社員を雇っている企業の場合は、電話代行サービスを利用する事で毎月かかるコストを削減出来る可能性が高く、無駄な出費を抑えたいという方にピッタリなサービスでもあります。
高いスキルや経験のあるオペレーターが電話対応を行うので、顧客に不快感を与える心配がありません。また、電話をかけた際に出なかったり留守電に繋がったりした事だけでクレームを入れられるリスクも抑えられます。「いつ誰がかけても電話に出て、丁寧な対応をしてもらえる」という環境を作る事で顧客からの信頼を得られます。
便利で数多くの魅力がある電話代行サービスにもデメリットは存在します。最も気を付けなければいけないのが「コストの増加」です。当然ですが、電話代行サービスを利用すると毎月かかる費用が増加します。電話対応が業務の妨げになっていない状態で利用すると、コストが増えるだけで満足した結果や成果を得られない可能性もあります。
また、電話代行サービスを提供している代行会社は数多く存在していて、各会社によってオペレーターの質が異なるといった点にも注意が必要です。電話代行サービスにかかる出費を出来る限り抑えようと料金の安さだけで代行会社を選んでしまうと、顧客からのクレームの原因や信頼の低下に繋がります。
サービスのクオリティーと料金のバランスをしっかりと比較する事を忘れないようにしてください。
電話対応サービスは、業務の効率化や質の高い電話対応を実現出来るといった魅力から利用者が急増しています。近年は需要の高さから、電話対応だけではなく秘書業務も行っている代行会社も珍しくありません。様々な魅力のある電話代行サービスは、利用することで現在よりも働きやすい環境を整えられるといった点でも話題や注目を集めています。